Исполком рассмотрел вопрос “О функционировании системы управления качеством и состоянии реализации политики и цели качества”

21 ноября исполком Кременчугского горсовета рассмотрел вопрос “О функционировании системы управления качеством и состоянии реализации политики и цели качества”. С докладом выступил заместитель мэра, уполномоченный по вопросам системы управления качеством Александр Быков. Александр Иванович отметил, что стратегическое решение о внедрении системы управления качеством в исполкоме Кременчугского горсовета было принято 15 февраля 2008 года. А 10 апреля в соответствии с распоряжением мэра Николая Глухова была создана рабочая группа для разработки документации системы управления качеством, назначен уполномоченный по вопросам СУК (системы управления качеством) и составлен календарный график по её внедрению. Утверждена также Политика качества исполнительного комитета Кременчугского городского совета, главной целью которой является достижение высоких стандартов качества жизни территориального общества, улучшение качества муниципальных услуг для заказчиков, совершенствование деятельности исполнительных органов совета в соответствии с международным стандартом качества ISO 9001:2000.

Как отметил уполномоченный по вопросам системы управления качеством А.И. Быков, определённые мероприятия по внедрению СУК в исполкоме городского совета уже сделаны: помещение исполнительного комитета обеспечено информационными стендами для посетителей относительно размещения кабинетов руководства и структурных подразделений, идентифицировано с помощью настольных табличек и бейджей всех работников, утверждена Инструкция по делопроизводству исполкома Кременчугского городского совета и Инструкция по ведению делопроизводства за обращениями граждан в исполкоме Кременчугского городского совета, систематически проводится внутреннее обучение работников исполнительных органов городского совета для повышения квалификации и изучения документации СУК.

Установлена локальная компьютерная сеть между структурными подразделениями и руководством исполкома городского совета. Начато проведение работы по внедрению электронного документооборота.

С целью оценки успеваемости функционирования системы управления качеством в исполкоме городского совета проведено три внутренних аудита и один внешний.

По результатам проведённых аудитов зафиксировано, что отделы и управления исполкома городского совета, которые предоставляют административные услуги, разработали и утвердили технологические и информационные карточки. При предоставлении услуг работники руководствуются соответствующими нормативными документами. Сверхнормативные требования заказчиков изучаются в индивидуальном порядке. Анализирование требований относительно услуг, которые предоставляют управления и отделы исполкома, проводится методом исследования удовлетворённости заказчиков уровнем предоставленных услуг, анкетированием и анализом обращений граждан.

Согласно требованиям стандарта происходит обратная связь с заказчиками, а именно: информирование относительно предоставления услуги путём размещения информации в информационных карточках, а также на стендах и на сайте исполкома. Должностные лица регулярно предоставляют консультации, о которых отчитываются перед Представительством Госкомпредпринимательства Украины в ОГА.

В исполкоме настроен чёткий механизм идентификации документов путём их регистрации в соответствующих журналах. В управлениях и отделах существуют бланки прохождения документов, по которым возможно быстро определить на каком этапе реализации находится документ в данный момент. Например, в Едином разрешительном офисе создан архив, где на каждого субъекта ведения хозяйства заведено разрешительное дело и сохраняется информация, которая является собственностью заказчиков.

Результаты анкетирования и анализа обращений граждан для исследования удовлетворённости заказчиков уровнем предоставленных в исполкоме услуг каждый месяц подаются в виде отчёта управляющему делами исполкома городского совета.

Проводится мониторинг удовлетворённости уровнем предоставленных услуг. Входные данные для анализирования действенности и результативности системы управления качеством собираются по результатам аудитов, результатам исследования удовлетворённости заказчиков уровнем предоставленных услуг, отчётами руководителей структурных подразделений на аппаратных совещаниях о функционировании процессов и предложений по улучшению их в структурных подразделениях, по предварительному анализированию высшего руководства.

Международная сертификационная организация, которая провела внешний аудит на соответствие стандарту ISO 9001:2000, выдала исполкому Кременчугского городского совета сертификат качества.

Кременчугским горисполкомом, начиная с 2008 года, принято решение о проведении социологического исследования по определению уровня удовлетворённости заказчиков. Специалистами кафедры социально-политических наук КГПУ им. М. Остроградского с 25 сентября по 5 октября текущего года было проведено такое исследование, результаты которого будут учтены в последующей работе исполнительного комитета Кременчугского городского совета.

Внимательно рассмотрев этот вопрос, с целью повышения уровня предоставления муниципальных услуг и разработки плана мероприятий, направленных на достижение политики качества и цели её внедрения в 2009 году, исполнительный комитет Кременчугского городского совета принял решение информацию Александра Быкова принять к сведению. В соответствии с этим решением до 1 декабря текущего года должны быть разработаны планы мероприятий, направленных на достижение политики качества и цели её внедрения и предоставлена уточнённая сумма бюджетных предложений по определённым направлениям деятельности на 2009 год.

До первого января 2009 года соответствующая служба должна предоставить предложения относительно перечня процессов, которые подлежат разработке или пересмотру в течение следующего года и основные требования к этим процессам. Управляющий делами исполкома Бугаенко Н.И. до 01.04.2009 должен обеспечить пересмотр положений о структурных подразделениях, а также отображении в должностных инструкциях работников обязанностей и ответственности за качество функционирования процессов предоставления муниципальных услуг; в срок до 01.01.2010 - наличие необходимого количества автоматизированных рабочих мест во всех подразделениях с целью обеспечения функционирования электронного документооборота, оборудования единой локальной компьютерной сети исполкома городского совета; функционирование профессиональной электронной библиотеки во внутренней локальной сети; создание надлежащих условий труда в исполкоме городского совета в соответствии с оперативными целями Политики качества.