Как подать трудовую книжку на оцифровку

С 10 июня 2021 года в Украине официально действует электронный учёт трудовой деятельности. Это стало возможным после вступления в силу закона о внесении изменений в законодательство относительно учёта трудового стажа в электронной форме. С этого момента сведения о работе постепенно переносятся из бумажных трудовых книжек в электронный реестр.

В рамках переходного периода Пенсионный фонд Украины наполняет реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования отсутствующими данными о трудовой деятельности. Основанием служат сведения, которые подаются работодателями или самими застрахованными лицами в установленном порядке и сроки.

Согласно действующему порядку, информация о трудовой деятельности передаётся в Пенсионный фонд Украины через вебпортал электронных услуг. Для этого используются копии документов, предусмотренных законодательством, которые подтверждают стаж работы.

Общий механизм электронного учёта трудовой деятельности работников, физических лиц-предпринимателей и лиц, обеспечивающих себя работой самостоятельно, определён отдельным порядком, утверждённым правлением Пенсионного фонда Украины. Электронный формат применяется только при наличии согласия человека на обработку персональных данных.

Документы о трудовой деятельности могут быть поданы в территориальный орган Пенсионного фонда Украины несколькими способами. Первый — в электронном виде через вебпортал Пенсионного фонда с обязательным наложением квалифицированной электронной подписи. Подать данные может сам работник, работодатель либо представитель работодателя, которому официально делегированы такие полномочия. Второй способ — личное обращение работника в сервисный центр Пенсионного фонда.

Оцифровке подлежат трудовая книжка и другие документы, подтверждающие стаж. Речь идёт о документах, которые используются для подтверждения трудового стажа при назначении пенсии в случае отсутствия трудовой книжки или необходимых записей в ней. Для формирования электронной трудовой книжки необходимо предоставить трудовую книжку, документы об обучении по дневной форме, военный билет, свидетельство о рождении ребёнка и другие подтверждающие документы.

Чтобы подать скан-копии документов через вебпортал Пенсионного фонда, работнику необходимо предварительно оформить квалифицированную электронную подпись. Это можно сделать бесплатно в пунктах обслуживания аккредитованных центров сертификации ключей, в том числе в подразделениях налоговой службы или банков.

Сканированные копии документов должны изготавливаться в цветном формате с оригиналов. Они обязаны содержать все заполненные страницы трудовой книжки в хронологическом порядке и быть читабельными, включая серию и номер бланков. Рекомендуемое разрешение сканирования — 300 dpi, формат файлов — jpg или pdf, при этом размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.

После подготовки документов необходимо войти в личный кабинет на вебпортале Пенсионного фонда Украины, перейти в раздел коммуникаций с фондом и выбрать вкладку сведений о трудовых отношениях. В подразделе скан-копий документов файлы загружаются поочерёдно, после чего подписываются электронной подписью и отправляются на обработку.

По завершении оцифровки ответственным сотрудником Пенсионного фонда застрахованное лицо получает уведомление о статусе обработки электронного обращения в личном кабинете.

При личном визите в сервисный центр Пенсионного фонда необходимо иметь при себе паспорт, справку о присвоении идентификационного кода и все документы, подтверждающие трудовой стаж.