Як офіційно оформити працівника на роботу і що при цьому потрібно врахувати?

Оформлення працівника на роботу в Україні регулюється законодавством, зокрема статтею 24 Кодексу законів про працю України (КЗпП). Відповідно до її вимог, жоден працівник не може бути допущений до виконання трудових обов’язків без укладення трудового договору, який обов’язково має бути оформлений наказом або розпорядженням роботодавця. Крім того, роботодавець зобов’язаний повідомити центральний орган виконавчої влади, відповідальний за адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, про прийняття працівника на роботу. Це здійснюється у порядку, затвердженому Кабінетом Міністрів України.

Порядок подання повідомлення про прийняття на роботу працівника або укладення гіг-контракту визначено постановою Кабміну від 17 червня 2015 року № 413. Цей документ також містить затверджену форму повідомлення. З 26 лютого 2025 року діє оновлена редакція цієї форми, внесена постановою Кабінету Міністрів України від 21 лютого 2025 року № 184.

Підтвердженням наміру особи працевлаштуватися є заява, написана нею власноруч і подана роботодавцю. Наказ або розпорядження про прийняття на роботу має містити основні відомості: назву посади, кваліфікаційні вимоги, дату початку роботи, умови оплати праці. Типову форму наказу затверджено наказом Держкомстату від 5 грудня 2008 року № 489. Працівник має обов’язково ознайомитися з цим документом під особистий підпис.

Таким чином, без трудового договору, затвердженого відповідним наказом або розпорядженням, особа не може бути допущена до роботи.

Під час укладення трудового договору громадянин повинен надати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, а також, за наявності, трудову книжку або витяг із реєстру застрахованих осіб. У деяких випадках необхідно подати документи про освіту, стан здоров’я, військовий облік та інші, передбачені законодавством.

Згідно з частиною шостою статті 24 КЗпП, укладення трудового договору заборонено, якщо за медичним висновком робота протипоказана людині за станом здоров’я.

Зазвичай трудовий договір укладається в письмовій формі. Письмова форма є обов’язковою у таких випадках:

• при організованому наборі працівників;
  
• під час роботи в особливих географічних або небезпечних умовах;
  
• при укладенні контракту;
  
• якщо працівник наполягає на письмовій формі;
  
• під час працевлаштування неповнолітнього;
  
• при роботі з фізичною особою;
  
• для дистанційної або надомної роботи;
  
• при працевлаштуванні з нефіксованим робочим часом;
  
• у разі найму домашнього працівника;
  
• в інших випадках, передбачених законом.
  

У період дії воєнного стану, відповідно до Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», форма укладення договору може визначатися за домовленістю сторін. Також допускається встановлення випробувального терміну для будь-якої категорії працівників.

Відповідно до статті 29 КЗпП, до початку роботи роботодавець має поінформувати працівника про:

1. Місце роботи, його адресу та найменування роботодавця, посаду та функціональні обов’язки.
   
2. Робоче місце і необхідне обладнання.
   
3. Права, обов’язки та умови праці.
   
4. Наявність шкідливих чи небезпечних факторів та компенсації за них.
   
5. Правила внутрішнього розпорядку, графік роботи, положення колективного договору (за наявності).
   
6. Проходження інструктажу з охорони праці, санітарії, гігієни та протипожежної безпеки.
   
7. Можливості професійного навчання.
   
8. Тривалість щорічної відпустки, умови оплати праці.
   
9. Процедуру та строки попередження про звільнення.
   

Для отримання консультацій з питань трудового законодавства, охорони праці, промислової безпеки та інших аспектів, що входять до компетенції Державної служби України з питань праці, можна звертатися до Північно-Східного міжрегіонального управління Держпраці за адресою: м. Полтава, вул. Матвійчука Юліана, 119. Телефон для довідок: 068 400 38 87.

Роз’яснення надала Наталія Гуска, заступник начальника управління — начальник відділу з питань праці північного регіону управління інспекційної діяльності у Полтавській області