В соответствии с приказом Министерства финансов Украины от 22.09.2014 г. №958 «Об утверждении формы реестра выданных и полученных налоговых накладных и порядка его ведения», порядковый номер налоговой накладной и расчёта корректировки к налоговой накладной поставщиком указывается в графе 3 раздела I реестра выданных и полученных налоговых накладных, а покупателем — в графе 4 раздела II реестра.
В соответствии с п. 3 Порядка заполнения налоговой накладной, утверждённого приказом Министерства финансов Украины от 22.09.2014 г. №957, порядковый номер налоговой накладной содержит только числовые значения (не должен содержать букв или других символов) и состоит из трёх частей:— в первой части (до знаков дроби) проставляется порядковый номер;
— во второй части (между знаками дроби) проставляется код вида деятельности, предусматривающий специальный режим налогообложения;
— в третьей части (после знаков дроби) проставляется числовой номер филиала или структурного подразделения.
Если налогоплательщик находится на общем режиме налогообложения, то во второй части порядкового номера налоговой накладной (между знаками дроби) код деятельности не заполняется.
Если порядковый номер, который указывается в первой части, или числовой номер филиала (структурного подразделения), что отмечается в третьей части порядкового номера налоговой накладной, имеют меньшее количество знаков, чем количество отведённых для этого ячеек, такие номера выравниваются по правой границе поля, а остальные ячейки не заполняются.
В клетках порядкового номера налоговой накладной, которые не заполняются, нули, прочерки и другие знаки или символы не проставляются.
Если налоговую накладную или расчёт корректировки к налоговой накладной составлен филиалом налогоплательщика, который находится на общем режиме налогообложения НДС, то в графе 3 раздела и I графе 4 раздела II реестра указывается порядковый номер, указанный в такой налоговой накладной или таком расчёте корректировки, без указания пробелов, которые соответствуют незаполненным ячейкам частей такого номера.